Se abre la reunión con un planteamiento de Antonio García, donde presenta la posibilidad de aperturar una tercera cuenta bancaria, para depositar los pagos del año por adelantado tanto de los miembros de la Junta Directiva de ASOVEGUA, como de los vecinos que se incorporaron a esta iniciativa; así como los montos recolectados por las aducciones y pagos del Club Internacional.
Igualmente los presentes acordaron que dicha cuenta fuese aperturada en un banco sólido, como el BanCaribe, para diversificar los fondos en distintas entidades financieras. La movilización de la cuenta con el Fondo de Reserva debe ser aprobada por los miembros de la Junta Directiva.
Tony planteó la posibilidad de aperturar nuevas cuentas en el Banco Mercantil, en lugar de modificar las condiciones de las cuentas existentes, para incorporar a los nuevos miembros de la Junta Directiva, de manera de arrancar con un nuevo escenario. Es necesario verificar con la gerente, María Cascone, de la agencia de Plaza Bolívar si es factible esta sugerencia.
En este mismo orden de ideas, la cuenta de ahorros del Banco Mercantil debería ser destinada al apartado por las prestaciones sociales y utilidades.
Se presentó un formato, diseñado entre Tony y Ma. de los Angeles, para llevar un control del pago de comisiones a Nohemy, donde se plasma:
RELACIÓN COBRANZA NOHEMY 2010
RECIBO FECHA PARCELA APELLIDO NOMBRE MONTO COMISIÓN CANCELADO REFERENCIA
De manera de ser firmado por los integrantes de la Junta Directiva, al momento de cancelar el monto de comisiones del mes.
Usualmente, Nohemy recibía el sueldo los días 15 y las comisiones los días 30. Los presentes indicaron que sería prudente cancelarle la mensualidad completa en la primera quincena y, luego del cierre de mes, con el soporte del formato presentado, aprobar y realizar el pago de comisiones, el primer martes posterior al cierre de mes.
Rafael Hurtado intervino sugiriendo iniciar las reuniones de la Junta Directiva con la lectura de la minuta de la reunión anterior. Igualmente, presentó inquietud sobre las firmas requeridas para los cheques. Tony indicó que sería prudente registrar las firmas de los miembros principales de la Junta en los bancos seleccionados y verificar las condiciones de movilización con el banco.
Rafael indicó que es necesario notificar las ausencias temporales a los demás miembros de la Junta Directiva por escrito.
Tony presentó la idea de llevar un control triple de archivos, tanto para el control de gastos como para el control de comisiones:
1. En casa de Nohemy
2. Tesorero o su suplente
3. Archivo de ASOVEGUA
De esta forma se garantiza la transparencia y disponibilidad de la información.
Se resaltó la importancia de mejorar la comunicación a la comunidad mediante informes trimestrales, tanto de balances como de actividades realizadas.
Es prioritario, una vez se tenga la disponibilidad del acta registrada, aperturar las cuentas.
Es necesario motivar el pago de la nueva cuota de agua y mantenimiento de áreas, para ello, se requiere:
1. Transparencia
2. Cambiar la imagen de la vía principal
• Demarcación de las vías principales, mejoras de señalización, etc. Estamos a la espera del presupuesto del contratista, Jorge Ríos. Tony sugirió poder cancelarlo a través de aportes de cada sector.
• Señalización. Tony y Ma. de los Angeles presentaron un plano, previamente demarcado, con las posibles ubicaciones de letreros para:
Nomenclatura de calles (9 en total)
Avisos 171 (5)
Velocidad (5)
Maneje con precaución (5)
Áreas mantenidas por ASOVEGUA (5)
Para poder contemplar la zona inicial de la urbanización, frente al Coffee Market y al Colegio Los Roques, Tony sugiere nombrar a un número de personas para conversar con los respectivos dueños y así verificar su disposición de aportar para la demarcación y señalización.
Freddy sugiere elaborar un letrero adicional para evitar el bote de basura en la zona (NO BOTAR BASURA), así como promover el reciclaje y evaluar la posibilidad de instalar cestos de basura en la urbanización.
En pro de mejorar la apariencia de la vía principal, además de la limpieza de las áreas, se puede adelantar la pintura de brocales, utilizando una mezcla de cal líquida, pega, sal y cemento.
Es importante mantener la participación de los delegados de cada sector, e incorporarlos a las reuniones de la Junta Directiva cada 15 días. Inicialmente, la Junta Directiva deberá reunirse semanalmente, mientras se encuentre en etapa de organización.
Pedro Aponte presentó información de la bomba, luego de reunirse con el Sr. Carlos, así como inventario existente y entregado por la Junta anterior:
Debería existir una llave, para cerrar el agua, en cada uno de los sectores, distribuyéndolas en las casas de los responsables de cada sector, para lograr una mayor disponibilidad.
Pedro indica la necesidad de copiar la llave para el acceso de la puerta de la Av. Ppal Este (donde está la estatua del León), de forma de facilitarle el acceso a Carlos para cualquier reparación.
Se requiere, con carácter de urgencia, la compra de un relé de control de nivel. Los presentes aprobaron la compra de 2 unidades, para mantener una en stock.
Se requiere la compra de un breaker trifásico de 100Amp/línea. El actual es de marca Siemens referencia IEC157-1 ADE0660.
Normalmente se compran con frecuencia los relés del tablero. Sería prudente mantener un stock para tenerlos a disposición.
Dada la situación actual con la energía eléctrica, sería prudente analizar sistemas de protección, para evitar el daño de la bomba.
Se requiere adquirir mecatillo grafitado para el sistema de enfriamiento de la bomba.
Se requiere adquirir tubería para el sistema de enfriamiento de la bomba.
Verificar cantidad de cable requerido para su reemplazo, luego del hurto existe este fin de semana pasado. Es prioritario reemplazar el sistema actual que apoya el cable sobre los troncos pata de ratón de la zona y cambiarlo por tubería subterránea, para evitar robos posteriores. Pedro Aponte realizó una visita el día 20, evidenciando la situación y corroborando la necesidad de instalar un cableado subterráneo.
Es prioritario realizar un mantenimiento preventivo del callejón para evitar que el monte se queme y dañe el cableado.
Sugerir el uso de la escoba en lugar del agua para la limpieza de las casas.
Evitar el riego 24 horas.
Del inventario, transcrito por Günther Kreklow a Pedro antes de iniciar la reunión, ASOVEGUA posee:
1 máquina podadora a gasolina
1 desmalezadora a gasolina
1 carrucha y barril, en posesión de Günther.
1 letrero de ASOVEGUA
Luego de tratar los temas de mantenimiento de áreas, se analizó la parte salarial. Para ello, se determinó que, para la reunión del día 26, se requiere la estimación del flujo de caja (Humberto Jiménez).
Para la Sra Belén se determinó el aporte de un bono de alimentación, que supere el monto actual.
Wolfgang y Carlos, bajo el concepto de honorarios profesionales, según trabajos y costos incurridos.
El Sr. Carlos está solicitando una aprobación para su cría de conejos, por lo que se requiere definir el grupo de personas que efectuarán una inspección visual, de forma de determinar el estado del área.
Es prudente contratar a medio tiempo a un trabajador para el mantenimiento de las áreas comunes, compartiéndolo con su trabajo parcial en la zona 5.
Es prudente analizar el caso de la Sra Belén con detenimiento, dado el tiempo que lleva realizando su conserjería de la casa de bombas, para preveer problemas posteriores.
Tony sugiere mantener el esquema de cobro quincenal o semestral para la mensualidad, de forma de facilitar las labores de cobranza.
Ma. de los Angeles planteó la necesidad de realizar la actualización de ASOVEGUA ante el CLPP, de forma de cubrir los requerimientos de actualización de ASOVEGUA ante la municipalidad. Para ello se requiere:
Copia del acta registrada
Libro de actas – como comprobación
Censo digitalizado – cada sector debe transcribir la información de las planillas de los censos de los consejos comunales disponibles, de forma de acelerar la recolección de estos datos.
Nohemy hizo entrega de una carta presentada por Eliot F. Villar Mayta, que será analizada en la próxima reunión del día 26 de enero.
Los presentes aprobaron que durante esta semana se requiere la revisión de la información de deuda por parcela, para poder tenerla disponible para el 26-01-2010.
Los presentes plantearon la posibilidad de brindar un estímulo de pago, ofreciendo que si cancelan el 1er trimestre del 2010 antes del 31 de marzo, pueden optar por un descuento del 50% sobre la deuda anterior.
Tony planteó la necesidad de mejorar la iluminación de algunos tramos de la vía principal, como son la calle de servicio vía El Solar, así como el tramo de la Av. Principal Este, entre la zona 3 y la zona 5. Para ello es factible utilizar pintura blanca para los árboles. Por lo que se requiere verificar los costos de las diferentes alternativas de pintura.
Pedro retomó el tema de los letreros, sugiriendo la posibilidad de elaborar uno que indique:
“ASOVEGUA trabaja para mejorar su calidad de vida”.
Se analizaron las obligaciones para el día 31 de este mes, verificando los pagos requeridos:
Sueldos y honorarios (Nohemy, Wolfgang, Belén y Carlos)
Reparaciones que actualmente realiza Mario.
Dado el arranque de la nueva Junta se determinó que el pago de los salarios estimados correrá a partir del mes de febrero 2010.
Puesto que es necesario renovar el RIF de ASOVEGUA para cualquier trámite, es imperativo que cada uno de los 7 miembros de la junta entregue copia del RIF personal, VIGENTE, para el próximo 26 de enero.
Es de suma importancia que cada uno de los miembros de la Junta Directiva tenga a su disposición el nombre de la razón social y número de RIF de ASOVEGUA, para la emisión de facturas o trámite que estén realizando.
ASOC. DE VECINOS DE GUATAPARO
RIF: J-30959710-8
Nohemy participó la necesidad de adquirir un libro de actas de 200 folios para registrar las minutas de las reuniones de la Junta Directiva. También entregó el número de teléfono del Sr. Mario García para cualquier eventualidad que se presente. Mario García 0414-0439648.
Se planteó el requerimiento de solicitar los siguientes documentos para las próximas aducciones:
Copia del documento de propiedad
Copia de la ficha catastral
Copia del proyecto de construcción con sus planos o copia del proyecto de cerramiento
Se le indicó a la Sra Nohemy que se le entregaría un tabulador de comisiones para facilitar sus cálculos de cobranza y comisión, el cual se indica a continuación.
TABULADOR COMISIONES
MENSUALIDAD
TARIFA ACTUAL COMISIÓN TARIFA ANTERIOR COMISIÓN
1 60 1.8 15 1.5
2 120 3.6 30 3
3 180 5.4 45 4.5
4 240 7.2 60 6
5 300 9 75 7.5
6 360 10.8 90 9
7 420 12.6 105 10.5
8 480 14.4 120 12
9 540 16.2 135 13.5
10 600 18 150 15
11 660 19.8 165 16.5
12 720 21.6 180 18
Próxima reunión: Martes 26 de enero, 7:30 pm
Asamblea de vecinos del martes 6 de julio
Hace 15 años
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