Minuta reunión Junta Directiva 26-01-2010

Se abre la reunión solicitándole a Günther Kreklow la entrega del inventario existente para verificar sus condiciones para su almacenaje en la casa de bombas. Igualmente, luego que Mario devuelva la llave, se le solicitó a Günther la fabricación de 5 llaves adicionales para distribuirlas por sector, según lo acordado en la reunión anterior.
Se planteó una duda respecto a un trabajo realizado por Luis Camarán, que será canalizado por Tony directamente con él.

Tony explicó los avances de los trabajos de limpieza de la vía principal. Para continuarlos, se utilizarán los servicios de Luis Torres para que siga con la zona 2 y a José Antonio Pérez, quien se ocupará de la limpieza del sector 3 y de la calle de servicio vía a El Solar.

Ma. de los Angeles ubicó el breaker Siemens con la empresa Ingenia del Centro. Ingenia emitirá la factura a nombre de la asociación de vecinos una vez reciba el breaker encargado a Siemens Caracas.

Tony mostró los formatos de señalización diseñados por el proveedor, indicando que hay que agregar 2 letreros de nomenclatura para callejones no contemplados con anterioridad, lo que incrementa el monto anterior. El proveedor solicitó un adelanto.
Algunos de los letreros requieren de la instalación de un tubo y cemento en la base, lo cual no será cobrado por el proveedor, indicando que sólo paguemos a los muchachos que hagan este trabajo.

Isdover planteó incluir la pintura de los árboles frente a El Portachuelo a los inicialmente planteados.

Se explicó que Tony y Ma. de los Angeles adelantaron la preparación del flujo de caja para que Humberto pueda trabajarlo con mayor detalle.

GASTOS ASOVEGUA

ELECTRICIDAD 2,000.00
JHON 802.00 (MEDIO SUELDO 550 X 17.5 / 12 MESES)
BELÉN 300.00 (300 COMO ASIGNACIÓN. HAY QUE CONSIDERAR AGUINALDO, PERO NO SERÍA
WOLFGANG 300.00 UN GASTO CONSIDERABLE PARA FIN DE AÑO)
NOHEMY 1,750.00 (SALARIO 1200 X 17.5 /12 MESES)
TLF ASOVEGUA 100.00
LIMPIEZA ÁREAS 1,500.00 ÁREAS VERDES CIRCUNDANTES A LA BOMBA Y AL TANQUE, MMTO URBANIZACIÓN
INTERNET ASOVEGUA 100.00
CARTUCHOS 300.00
GASTOS EVENTUALES 500.00

7,652.00
FONDO DE RESERVA 765.20 FONDO DE RESERVA DE UN 10%

TOTAL 8,417.20

Indicando la necesidad de incrementar la cantidad de parcelas que pagan la cuota de agua y mantenimiento de áreas.
Actualmente existe un promedio de 130 parcelas, de las cuales 20 ya cancelaron el monto anual por adelantado para conformar el fondo de reserva, por lo que las 110 parcelas restantes, con la cuota de 60 BsF resultaría en un total mensual de BsF 6600, que sumados a las cuotas adicionales por piscinas (aprox. 10) BsF 600, daría un monto de BsF 7200, que no cubren los BsF 8500 requeridos. El punto de quiebre sería lograr una cobranza de 142 parcelas (sin contemplar las 20 que ya cancelaron el monto anual por adelantado).

Esto sin considerar el aumento de sueldo del 15% a partir del mes de Septiembre 2010.

Tony planteó la necesidad de contactar a los dueños de CENTEX, para solicitar una reunión y la entrega del nuevo proyecto del Centro Comercial, a la brevedad posible.

Isdover contactará a Zoraida para acelerar la entrega del documento notariado, de forma de poder aperturar las cuentas para la primera semana de febrero.

Respecto a las cuentas, los miembros de la junta, que aún no hayan pagado el año por adelantado, emitirán un cheque a nombre de Asociación de Vecinos de Guataparo, de forma de utilizar estos recursos (BsF 3600), junto con un cheque del dinero depositado en la cuenta del Banco Plaza y del saldo restante de las cuentas del Mercantil, para aperturar la cuenta del fondo en el Banco del Caribe.

Günther se comprometió a ir al Banco Mercantil, junto con Alejandro González, para verificar el saldo actual de las cuentas del Mercantil, dejando 100 BsF en cada una, para traspasar estos fondos a las nuevas cuentas.

Igualmente se revisaron los pagos a emitir antes de fin de mes.

Nohemy indicó que tiene unas facturas pendientes de gastos de material de oficina que se comprometió a pasar por correo electrónico a Ma. de los Angeles para poderlos revisar, a través de este medio, y generar el pago dentro del mes de enero.

Nohemy entregó un listado del estado de cuenta de las parcelas al cierre de Diciembre 2009. Ma. de los Angeles le solicitó la inclusión del número de la manzana y el envío de esta información vía correo electrónico, para poder realizar la carga de estos datos en el nuevo sistema de control de cobranza que llevará Humberto Jiménez.

Nuevamente retomando el tema del inventario de material, se planteó la necesidad de comprar implementos de jardinería para mejorar los trabajos de limpieza de las áreas: rastrillo, escoba, pala, palín, escardilla e igualmente almacenarlos en la casa de bombas.

Pedro Aponte explicó sobre el cambio del relé de nivel el día 23 de enero e indicó que el repuesto está en su poder.
Ma. de los Angeles le solicitó a Pedro una muestra del rodamiento que hace falta en la casa de bombas, para solicitar precios en un negocio en La Candelaria (Rodamientos Gran Millenium).
Pedro indicó que Carlos puede ocuparse de ubicar el mecatillo, reportado en la reunión anterior y así continuar con las mejoras de la casa de bombas.

Günther planteó la necesidad de conseguir grasa marina de buena calidad para el mantenimiento de los rodamientos de las bombas (proceso que se realiza cada 2 años).

Pedro sacó la copia de la llave de acceso del portón, rebautizado del León. Pero Tony sugirió armar un grupo de llaves maestras y replicarlas.

Las llaves que se necesitan son las del Tanque Distribuidor (una copia para cada sector), la de la reja (que ya se tienen) y las del candado de acceso a la casa de bombas. Pedro sugirió reducir la cantidad de estas copias, para no importunar a la Sra Belén y a Carlos, quienes viven junto a la casa de bombas, limitando a 2, el número de estas llaves.

Se discutió la necesidad de revisar todos los procedimientos de forma de optimizarlos, esto incluye tanto los trabajos realizados por Mario, para poder llevar un mejor control de los trabajos y pagos, así como la emisión de cartas de residencia y aducciones. Para ello se requiere identificar los procesos y revisar los procedimientos actuales, adaptándolos para lograr un mayor control y eficiencia.

Tony sugirió que para las próximas reuniones se destinen los primeros 10 minutos para la revisión de la minuta de la reunión anterior, revisión posterior de la planilla de relación de cobranza, para luego continuar con los puntos a discutir.

Se determinó que a partir del próximo lunes no se depositará ningún monto en la cuenta del Banco Plaza, que está a nombre de Nohemy. Igualmente que no se debe entregar dinero sin su recibo respectivo.

Próxima reunión: martes 2 de febrero 7:30 pm